ГБПОУ ТКПД

Оформляет личные дела обучающихся, ведет их в течение периода обучения и подготавливает их к сдаче в архив.

Обеспечивает выдачу документов обучающихся из личного дела при их выпуске или прекращении образовательных отношений.

Подготавливает проекты приказов по учебной части (о выплате стипендии и других видов материальной поддержки обучающимся, о выплате денежной компенсации (сухого пайка) за питание; о поощрении обучающимся; о дисциплинарных взысканиях обучающимся и т. п. );

Ведет журналы регистрации приказов по учебной части.

Ведет книги выдачи документов об уровне образовании и (или) квалификации.

Оформляет бланки об уровне образовании и (или) квалификации.

Оформляет документы для выдачи дубликатов документов об уровни образовании и(или) квалификации.

Обеспечивает выдачу обучающимся справок об обучении и о периоде обучении, ведет соответствующие журналы регистрации выдач.

Ведет учет посещаемости обучающихся.

Заносит сведения об контингенте в журналы учета занятий.

По запросу предоставляет сведения об обучающихся в пенсионный фонд, военкоматы, центры занятости и другие организации.

Оформляет стипендиальные карты на обучающихся.

Оформляет заявки на питание обучающихся; ведет отчетную документацию по питанию.

По поручению директора, его заместителей составляет письма, запросы, другие документы, касающиеся учебной работы в колледже.

Соблюдает требования охраны труда.

Создает отчетные (отчетно-аналитические) и информационные материалы.

Заполняет и использует электронные базы данных об участниках образовательного процесса и его реализации для формирования отчетов в соответствии с установленными регламентами и правилами; предоставляет эти сведения по запросам уполномоченных должностных лиц.

Обрабатывает персональные данные с соблюдением требований и правил, установленных законодательством Российской Федерации, определяет законность требований различных категорий граждан и должностных лиц о предоставлении доступа к учебной документации, в том числе содержащей персональные данные.

-        среднее профессиональное образование (программы подготовки специалистов среднего звена) в области делопроизводства;

-        при отсутствии образования в области делопроизводства - дополнительное профессиональное образование в данной области

                  Секретарь учебной части должен знать:

-        законодательство Российской Федерации и РСО-Алания об образовании и о персональных данных и их источники надежной и достоверной информации;

-        трудовое законодательство и иные акты, содержащие нормы трудового права;

-        локальные нормативные акты колледжа, регламентирующие вопросы образовательного процесса, ведение и порядок доступа к учебной и иной документации, в том числе документации, содержащей персональные данные;

-        требования охраны труда и пожарной безопасности;

-          меры ответственности работников за жизнь и здоровье обучающихся;

-        основы документооборота и документационного обеспечения;

-        возможности использования информационно-коммуникационных технологий для ведения документации;

-        порядок ведения и совместного использования электронных баз данных, содержащих информацию об участниках образовательного процесса и его реализации, создания установленных форм и бланков для предоставления сведений уполномоченным должностным лицам.

-        нормы этики и делового общения

                  Секретарь учебной части проходит в порядке, установленном законодательством Российской Федерации:

-    обязательные предварительные (при поступлении на работу) и периодические медицинские осмотры (обследований), а также внеочередные медицинские осмотры (обследования);